09 жовтня 2012 року на виконання перспективного плану проведення комплексних перевірянь архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад на 2010-2014 роки, згідно з наказом Державного архіву Луганської області від 30.08.2012 № 23-адг, начальником відділу організації, координації архівної справи, правового, діловодного забезпечення та інформаційних технологій Державного архіву Луганської області Смілянською Н.О. і провідним спеціалістом зазначеного відділу Шаманіною Ю.С. здійснено комплексну перевірку стану архівної справи в архівному відділі Рубіжанської міської ради.
Перевірка здійснювалась шляхом вивчення наявних в архівному відділі нормативних та облікових документів; ведення діловодства в архівному відділі; використання документів; стану комплектування архівного відділу Рубіжанської міської ради; стану контролю за роботою архівних підрозділів підприємств, установ, організацій міста та загального стану приміщень архівного відділу Рубіжанської міської ради.
Після здійснення перевірки відбулась співбесіда фахівців Державного архіву Луганської області з куратором архівного відділу – керівником апарату Рубіжанської міської ради Чоломбитько Тамарою Олексіївною щодо проблемних питань в діяльності архівного відділу Рубіжанської міської ради.