Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку – після завершення 75-річного строку їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС).
Отже, якщо з дати складання актового запису минуло менше 75 років, за отриманням довідки слід звертатися до відділу ДРАЦС за місцем проживання.
Після завершення 75 років з дня складання запису документи передаються до державного архіву відповідної області або міста Києва, і саме туди потрібно звертатися для отримання архівної довідки.
Подати запит можна особисто, надіслати поштою або, за наявності технічної можливості, в електронній формі. У запиті важливо чітко вказати:
прізвище, ім’я, по батькові;
дату й місце події;
тип документа (свідоцтво про народження, шлюб, смерть тощо);
контактну інформацію (електронна пошта, телефон).
Термін розгляду – до 30 календарних днів, у виняткових випадках – до 45 днів (за рішенням керівника архіву).
Важливо: У випадку знаходження архіву на тимчасово окупованій території і неможливості виконання інформаційних запитів громадян, Укрдержархів може визначити іншу державну архівну установу тимчасовим зберігачем фонду користування або страхового фонду, якому делегується право видавати інформаційні документи.